1. Principes Cardinaux et Responsable du Traitement
L'association L'OASIS (Association Loi 1901, RNA W341006372, SIREN 449966316), dont le siège social est situé à ROUTE D’OUPIA, 34210 OLONZAC, s'engage solennellement à protéger la vie privée et les libertés individuelles de tous les usagers de son portail web et de ses salles de lecture publiques.
En notre qualité d'organisme d'intérêt général à but strictement non lucratif, nous nous interdisons formellement toute exploitation mercantile, profilage publicitaire ou monétisation de vos données. Le Responsable du Traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données - RGPD) est Monsieur Said Barini, Président légal de l'association.
2. Nature des Données Recueillies et Finalités Légitimes
Les données à caractère personnel pouvant être collectées sur ce portail se limitent strictement aux éléments indispensables à nos échanges institutionnels et à la gestion de nos obligations associatives statutaires :
- Formulaire de Permanence Citoyenne & Contact : Nous recueillons votre nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone éventuel et l'objet de votre requête afin de permettre à notre secrétariat bénévole d'instruire votre message et de vous apporter une réponse circonstanciée.
- Module de Mobilisation et Lettre d'Information : La saisie volontaire de votre adresse électronique permet de vous expédier nos convocations aux assemblées générales ouvertes, nos rapports d'activité patrimoniaux et les annonces de séminaires d'intérêt général.
- Émission des Reçus Fiscaux de Dons : Conformément aux exigences de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP), les donateurs transmettent leur nom, prénom, adresse postale complète et montant du versement pour l'établissement du certificat Cerfa officiel.
- Registres d'Emprunt en Bibliothèque : Pour les adhérents empruntant des volumes physiques à Olonzac, nous tenons une fiche d'emprunt manuelle mentionnant les titres consultés afin d'en assurer la préservation matérielle.
3. Base Juridique des Traitements
Les opérations de traitement effectuées par l'association reposent exclusivement sur des fondements légitimes et vérifiés :
- Votre consentement explicite et éclairé (article 6.1.a du RGPD) : Matérialisé par la validation volontaire de nos formulaires en ligne.
- L'exécution de missions statutaires d'intérêt public (article 6.1.e du RGPD) : Découlant de notre vocation associative déclarée.
- Le respect d'obligations légales et fiscales (article 6.1.c du RGPD) : Liées à la comptabilité publique des dons déductibles (CGI art. 200).
4. Durée de Conservation des Informations
Nous appliquons une politique stricte de limitation temporelle de la conservation des données :
- Correspondance de contact : Conservée pendant un délai maximal de douze (12) mois consécutifs à la clôture de l'échange, puis purgée définitivement de nos registres informatiques.
- Abonnements aux dépêches : Conservés jusqu'à la formulation expresse de votre demande de désinscription, immédiatement exécutée sur simple message.
- Justificatifs fiscaux et comptables : Conservés pendant une durée légale de six (6) ans à compter de leur émission, conformément aux prescriptions impératives du Livre des Procédures Fiscales.
5. Destinataires et Absence Totale de Cession Commerciale
Les données recueillies sont destinées à l'usage exclusif des administrateurs et bénévoles assermentés du bureau de l'association L'OASIS. En aucun cas, sous aucune forme et pour aucun motif, ces informations ne sont cédées, louées, prêtées, échangées ou vendues à des sociétés commerciales, des régies de prospection ou des courtiers en bases de données.
Aucun transfert de données à caractère personnel vers un pays situé en dehors de l'Union Européenne n'est opéré par notre association.
6. Vos Droits Civiques et Modalités d'Exercice
Conformément aux chapitres III et VIII du RGPD et aux dispositions de la loi Informatique et Libertés modifiée, vous disposez des prérogatives inaliénables suivantes sur vos données personnelles :
- Droit d'accès (Art. 15 RGPD) : Droit d'obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et d'en recevoir une copie claire.
- Droit de rectification (Art. 16 RGPD) : Droit d'exiger la mise à jour immédiate d'éléments inexacts ou incomplets.
- Droit à l'effacement (« Droit à l'oubli », Art. 17 RGPD) : Droit d'obtenir la suppression définitive de vos informations, sous réserve de nos obligations fiscales d'archivage.
- Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD) : Droit de suspendre provisoirement l'exploitation de vos données lors d'une vérification.
- Droit d'opposition (Art. 21 RGPD) : Droit de vous opposer sans frais à tout moment à la réception de nos dépêches d'information.
Pour faire valoir l'un quelconque de ces droits, il vous suffit de notifier votre demande à notre Délégué à la Protection des Données bénévole par l'une des voies suivantes :
- Par courriel : saibarini071@gmail.com
- Par courrier postal : Association L'OASIS - Secrétariat RGPD, ROUTE D’OUPIA, 34210 OLONZAC
- Par téléphone : +33 (0)4 14 57 64 29
Une réponse vous sera adressée dans un délai maximum de trente (30) jours ouvrés. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous conservez la faculté légale d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle nationale : la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL - 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris - www.cnil.fr).
7. Sécurité Technique et Confidentialité des Registres
Notre association met en œuvre des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité de vos informations personnelles contre toute altération, perte accidentelle ou accès non autorisé. Les postes informatiques de notre secrétariat sont protégés par des mots de passe robustes et les registres papier des donateurs sont conservés sous clé dans des armoires ignifugées au sein de notre siège statutaire d'Olonzac.
8. Gestion des Témoins de Connexion (Cookies) et Absence de Traçage Tiers
Le portail internet de l'association L'OASIS privilégie la sobriété numérique la plus stricte. Notre site n'utilise aucun témoin de connexion (cookie) à vocation publicitaire, aucun outil de pistage comportemental tiers et aucun pixel invisible de réseaux sociaux commerciaux.
Les seuls cookies techniques éventuellement générés sont strictement nécessaires au maintien de votre session de navigation et à la gestion de la sécurité du serveur. Ces témoins techniques sont exemptés de consentement préalable conformément aux lignes directrices officielles de la CNIL.
9. Procédure Interne en Cas d'Incident de Sécurité
En cas de détection d'une violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques concernées, le bureau de l'association s'engage à notifier l'incident à la CNIL dans un délai maximal de soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance, conformément à l'article 33 du RGPD, et à informer directement les personnes affectées si le risque est élevé.
10. Évolution de Notre Politique de Confidentialité
La présente politique de protection de la vie privée peut être modifiée périodiquement afin de refléter les évolutions des textes législatifs ou les adaptations de nos pratiques associatives internes. Toute mise à jour substantielle sera signalée sur cette page avec mention de la date d'effet.